Nebenkostenleitfaden

Die Nebenkosten sorgen Jahr für Jahr für Streit und Unmut zwischen Vermietern und Mietern – nicht so bei der ebv. Hier stellen erfahrene Spezialisten sicher, dass die Abrechnung korrekt, transparent und pünktlich erfolgt. 

Mit unserem kleinen Leitfaden möchten wir Ihnen eine Übersicht über die „zweite Miete“ an die Hand geben.

1. Welche Betriebskosten gibt es? Welche Betriebskosten sind vom Mieter zu tragen?

Bei dem Begriff Betriebskosten im Mietrecht handelt es sich um laufende, regelmäßig wiederkehrende Kosten im Zusammenhang mit dem Mietobjekt (Haus oder Grundstück). Zu den Betriebskosten gehören gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung zum Beispiel: Grundsteuer, Wasser, Heizungs- und Warmwasserkosten, Straßenreinigung, Müllabfuhr, Kosten für Personen- und Lastenaufzug, Entwässerung, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Gartenpflege, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hausmeister, Kosten der Gemeinschaftsantenne oder des Breitbandkabelnetzes, maschinelle Wascheinrichtungen, Hausreinigung, Ungezieferbekämpfung und sonstige Betriebskosten. 

Einmalige Kosten sind keine Betriebskosten. Im Wohnungsmietrecht dürfen Verwaltungs- und Instandhaltungskosten nicht auf den Mieter umgelegt werden. 

Der Mieter muss die Betriebskosten nur dann tragen, wenn diese entsprechend mietvertraglich vereinbart sind. Aus dem Mietvertrag muss sich ergeben, ob und welche Betriebskosten vom Mieter zu tragen sind. Verweist der Mietvertrag auf § 2 der Betriebskostenverordnung, so genügt dieser Verweis. Es gelten dann alle in § 2 der Betriebskostenverordnung aufgeführten Betriebskosten als vereinbart. Enthält der Mietvertrag gar keine Regelungen zu den Betriebskosten, hat der Vermieter die Betriebskosten zu tragen. Man spricht dann von einer Brutto- oder Inklusivmiete. 

Trägt der Mieter die Betriebskosten gemäß Mietvertrag – was die Regel ist –, werden ­üblicherweise monatliche Vorauszahlungen auf die Betriebskosten zwischen den Parteien vereinbart. Über diese Vorauszahlungen ist nach Ablauf der einzelnen Abrechnungs­periode (12 Monate) abzurechnen. 

2. Was bedeutet formelle und materielle Richtigkeit der Abrechnung?

Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen müssen sowohl formell als auch materiell richtig sein. Formell ordnungsgemäß ist eine Betriebskostenabrechnung, wenn in der Abrechnung bei Gebäuden mit mehreren Wohneinheiten folgende Mindestangaben enthalten sind: eine Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung der zugrunde gelegten Verteilerschlüssel, die Berechnung des Anteils des Mieters und der Abzug seiner Vorauszahlungen. 

Die Abrechnung soll den Mieter in die Lage versetzen, den Anspruch des Vermieters nachzuprüfen also gedanklich und rechnerisch nachzuvollziehen. Erforderlich hierfür ist, dass der Mieter erkennen kann, wie die Umlage der Betriebskosten erfolgt ist. Abzustellen ist auf das Verständnis eines durchschnittlich gebildeten, juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulten Mieters. Allgemein verständliche Verteilungsmaßstäbe bedürfen keiner Erläuterung. Die Abrechnung sollte zudem Aussteller und Empfänger sowie das Objekt, über welches abgerechnet wird, erkennen lassen.

Fehlt es an der formellen Richtigkeit der Abrechnung, das?heißt, ist diese rechnerisch nicht nachvollziehbar, da zum?Beispiel der Rechenweg aufgrund fehlender Angaben nicht nachvollzogen werden kann, ist die Abrechnung nichtig mit der Folge, dass der Mieter sie zurückweisen kann.

Von der formellen Richtigkeit ist die materielle Richtigkeit der Abrechnung zu unterscheiden. Unter materieller Richtigkeit der Abrechnung ist die Frage zu verstehen, ob die Angaben in der Abrechnung sachlich richtig sind; das heißt zum Beispiel, ob die Angaben bezüglich der angefallenen Kosten, der Quadratmeter, der Personenanzahl etc. richtig sind. Dies kann der Mieter nachprüfen, indem er Einsicht in die Abrechnungsunterlagen nimmt. Fehler bei der materiellen Richtigkeit der Abrechnung führen nicht zur Nichtigkeit der Abrechnung selbst. 

3. Bis wann muss abgerechnet werden?

Der Abrechnungszeitraum muss immer 12 Monate betragen. 

Die Betriebskostenabrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes erstellt werden. Im Normalfall wird ein Abrechnungszeitraum vom 01.01. bis zum 31.12. eines jeden Jahres gewählt. Die Abrechnungsfrist endet somit für den Vermieter am 31.12. des Folgejahres. Rechnet der Vermieter erst nach Ablauf dieser Frist ab, kann er nur dann eine Nachforderung geltend machen, wenn er die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat, etwa durch überlangen Postlauf. Das Recht des Mieters auf Abrechnung sowie der Anspruch auf Auszahlung eines eventuellen Guthabens bleiben auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist bestehen. Ist die Abrechnungsfrist abgelaufen, spricht man auch von der „Abrechnungsreife“.

4. Was ist die Einwendungsfrist des Mieters? 

Hat der Mieter seine Abrechnung erhalten, empfiehlt  es sich, diese auf ihre formelle und materielle Richtigkeit zu prüfen. 

Erste Prüfungsschritte sind: 

• Ist die Abrechnung innerhalb der Abrechnungsfrist erstellt worden und zugegangen?
• Ist die Abrechnung formell richtig?
• Ist die Abrechnung materiell richtig?

Wie bereits oben ausgeführt, muss zur Bejahung der formellen Richtigkeit die Abrechnung rechnerisch und gedanklich nachzuvollziehen sein. 

Anlass zur Prüfung der materiellen Richtigkeit der Abrechnung besteht insbesondere immer dann, wenn im Vergleich zu alten Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen einzelne ­Positionen ungewöhnlich hohe ­Kostensteigerungen aufweisen. Im Rahmen der materiellen Prüfung der Betriebs- und Nebenkostenabrechnung kann der Mieter vom Vermieter die Einsicht in die Abrechnungsbelege verlangen, das heißt, dass der Mieter die der Betriebs- und Nebenkostenabrechnung zugrunde liegenden Rechnungen sichtet und prüft. Findet der Mieter Fehler in der Abrechnung, muss er dies dem Vermieter mitteilen, das heißt, er muss Einwendungen gegen die Abrechnung erheben. Diese Einwendungen müssen innerhalb von 12 Monaten nach Zugang der Abrechnung erhoben werden. Erhebt der Mieter keine Einwendungen innerhalb der sogenannten Einwendungsfrist, hat dies zur Folge, dass die Betriebskostenabrechnung nicht mehr beanstandet werden kann, es sei denn, der Mieter hat die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten. 

5. Wer rechnet bei Vermieterwechsel ab?

Verkauft der Vermieter die Immobilie, tritt der Erwerber in das Mietverhältnis ein, ohne dass der bestehende Mietvertrag geändert werden muss. Für den Mieter stellt sich aber die Frage, wer für die Erstellung noch nicht erteilter Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen zuständig ist.

Ist der Abrechnungszeitraum zum Zeitpunkt des Eigentumsübergangs bereits abgeschlossen, so muss der Verkäufer – der ehemalige Vermieter – über die Betriebskosten abrechnen. Nachzahlungsansprüche stehen dem ehemaligen Vermieter zu. Für ein Guthaben des Mieters muss der ehemalige Vermieter einstehen. Der Verkäufer und ehemalige Vermieter ist gegenüber dem Mieter aber nicht berechtigt, eine auf den Eigentumsübergang bezogene Zwischenabrechnung zu erstellen. Ist der Abrechnungszeitraum zum Zeitpunkt des Eigentumsüberganges noch nicht abgeschlossen, so ist der Erwerber und neue Vermieter zur Abrechnung verpflichtet. Im Verhältnis zum Mieter stehen die Nachzahlungsansprüche dann dem Erwerber und neuen Vermieter zu. Für ein Guthaben des Mieters muss der Erwerber und neue Vermieter einstehen.